Uno studio di Microsoft suggerisce che il 40% delle volte quando un lavoratore viene interrotto, non torna subito al lavoro. Un’altra statistica dice che quando un lavoratore viene interrotto da un compito, ci vogliono circa 20 minuti per riacclimatarsi a quello che stava facendo.
Ma avete davvero bisogno di studi e ricerche per dirvi cosa influisce negativamente sulla produttività dei dipendenti? Come imprenditori e manager, sapete che fornire un equilibrio tra lavoro e vita privata è sempre una sfida.
Avete a cuore la cultura del posto di lavoro e volete che i vostri dipendenti non vedano l’ora di venire al lavoro ogni giorno, ma avete anche bisogno di fare le cose. Daremo un’occhiata ai più grandi sprechi di tempo al lavoro, insieme a idee e considerazioni per migliorare la produttività, offerte dal nostro sponsor, Dell Small Business.
Quali sono i più grandi sprechi di tempo al lavoro?
- Internet
- I social media
- Messaggistica istantanea e chat
- Colleghi rumorosi e chiacchieroni
- Troppe riunioni
- Riunioni gestite male
- Multi-tasking
- Mancanza di compiti chiaramente definiti
- Mancanza di flussi di lavoro e processi
Passo 1: Cambiare la produttività con la tecnologia
Con così tante distrazioni, da dove si comincia e cosa si fa?
Il cambiamento inizia con l’identificazione e l’isolamento delle abitudini che portano a una perdita di tempo produttivo, come rispondere alle e-mail o rispondere ai post sui social media. Ecco alcuni dei modi in cui puoi aiutare i tuoi team ad essere più efficienti senza controllare ogni loro movimento:
- Aggiungere un secondo monitor – uno per l’area di lavoro corrente e l’altro per gestire le conversazioni collaterali e condurre ricerche online.
- Creare un modello di riunione standard che richiede un facilitatore di riunione, uno scriba per prendere appunti e un timer per assicurarsi che le riunioni inizino e finiscano in tempo.
- Incoraggiare i lavoratori a bloccare il tempo sui loro calendari per il tempo di concentrazione-lavoro.
- Istituire zone senza riunioni ogni giorno o un giorno senza riunioni una volta alla settimana.
- Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti basato sul web, in modo che i lavoratori sappiano cosa ci si aspetta da loro quando i compiti sono in scadenza e chi deve essere informato dei loro progressi.
- Togliere le conversazioni dalle e-mail e spostarle in uno spazio di lavoro digitale collaborativo, come una intranet gestita dall’azienda o uno strumento di produttività basato sul web.
- Dare al personale la possibilità di usare segnali quando non devono essere disturbati, specialmente se si hanno spazi di lavoro aperti. Un cartello “per favore non disturbare” stampato a mano può scoraggiare anche il più chiacchierone dei lavoratori.
Passo 2: Fornire strumenti per aiutare i dipendenti a concentrarsi
Ci sono cose incorporate nei sistemi operativi per aiutare a ridurre il tempo di distrazione e mantenere i dipendenti sul compito. Il browser Edge di Microsoft su Windows 10 dispone della modalità di lettura, che elimina le distrazioni e aiuta i lettori e i lavoratori a concentrarsi solo sui compiti importanti.
A volte, è possibile fare questo senza alcuna tecnologia e impedire ai dipendenti di essere distratti utilizzando soluzioni della vecchia scuola come i cartelli, tenendo le porte dell’ufficio chiuse, indossando le cuffie o una selezione di altre azioni utili.
I livelli di produttività possono anche essere gestiti proattivamente aiutando ad abbassare i livelli di stress. Meno i dipendenti sono stressati, più sono produttivi. Rallentare le cose e concentrarsi sulla positività, prendere tempo per la cura di sé e anche assicurarsi che i dipendenti siano ben riposati sono tutti fattori importanti.
Quando si tratta di garantire che i bisogni di tutti siano adeguatamente soddisfatti sul posto di lavoro, bisogna considerare praticamente ogni angolo. Anche se non puoi accontentare tutti, almeno soddisfa le esigenze di base e crea un’atmosfera sicura e positiva.
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